Wat is de werkwijze bij de inkoop van elektriciteit en aardgas?

In dit kennisartikel bespreek ik:

• de algemene werkwijze bij een aanbesteding voor energie
• het vaststellen van wat er ingekocht moet worden
• de selectie van de energieleverancier
• het vastleggen van de leveringstarieven

Het inkopen van energie

Groothandelsprijzen voor energie bewegen mee met de aandelenmarkt en aanbiedingen zijn dan ook maar enkele uren geldig. Om goed in te spelen op deze dynamiek is een grondige voorbereiding van de inkoop nodig. Het inkopen van energie kent bij grotere volumes drie stappen:

1. Stel vast wat er precies ingekocht moet worden.
2. Selecteer de energieleverancier door middel van een tender, of als overheidsorganisatie met een (Europese) aanbesteding.
3. Leg de leveringstarieven voor energie vast.

Bij stap 2 worden alleen de toeslagen van de leverancier op de groothandelsprijzen vastgelegd. De druk om snel te handelen onder invloed van de fluctuerende prijzen op de groothandelsmarkt valt daardoor weg. Bij Europese aanbestedingen is dit de enige methode om binnen deze procedures voorstellen van leveranciers te ontvangen.

Stap 1: stel vast wat er ingekocht moet worden

De vraag wat er precies ingekocht moet worden, lijkt heel eenduidig. Neem het afnamevolume voor elektriciteit en aardgas van het laatste kalenderjaar, en schat in welke veranderingen er voor de komende periode te verwachten zijn. In veel leveringscontracten is óf een bandbreedte voor het afnamevolume opgenomen, óf u dient de leverancier tijdig op de hoogte te stellen van wijzigingen. Toch komen er nog andere aspecten kijken bij de vraag wat er ingekocht moet worden. Naar mijn mening zijn er twee zaken waarmee rekening gehouden moet worden: ambities ten aanzien van duurzaamheid en wensen voor het goed beheren van de contracten. Duurzaam inkopen De inkoop van energie is eenvoudig te verduurzamen door de inkoop van de zogenoemde Garanties van Oorsprong (GvO’s) voor duurzame elektriciteit en de CO₂-emissierechten voor aardgas. Het aanschaffen daarvan kan zowel bij de leverancier als bij andere handelaren. GvO’s zijn certificaten die verklaren dat er duurzame elektriciteit is geproduceerd. De combinatie van elektriciteit en GvO betekent dat u duurzame elektriciteit afneemt. De GvO’s zijn verkrijgbaar op basis van verschillende bronnen. De bekendste en meest gewilde zijn Nederlandse Windenergie, Europese Windenergie en Biomassa. GvO’s zijn altijd geproduceerd binnen de economische ruimte van de EU (de EER, dit zijn de EU-landen inclusief Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Lokaal duurzaam Met name bij overheden komt er meer aandacht voor de circulaire economie en het begrip ‘lokaal duurzaam’. Dit kan leiden tot nadere eisen bij de inkoop van energie. Is het daarbij mogelijk om een deel van de GvO’s lokaal te betrekken? Een lokale producent hoeft niet duurder te zijn dan een landelijke producent. Een lokale producent van duurzame energie hoeft geen lokale subsidie, maar heeft wel behoefte aan afnamezekerheid. Banken eisen namelijk een orderboek met langlopende contracten bij het verstrekken van leningen aan deze projecten. Het stimuleren van lokale productie kan dus door een langlopend contract met een lokale producent aan te gaan. Een voorbeeld van hoe de inkoop van lokaal opgewekte duurzame energie in zijn werk gaat, is te lezen in mijn blog Impuls voor lokale duurzaamheid: lokale energie voor gemeente en burgers Bernheze. Een ander aspect van verduurzaming is het plaatsen van zonnepanelen op eigen daken, of het beperken van de vraag naar energie. Leveranciers bieden voor beide mogelijkheden diensten aan. Momenteel biedt dit naar mijn mening nog onvoldoende kwaliteit en concurrentiekracht, maar ik verwacht dat dit snel kan veranderen. Beheren van het contract Bij contracten met veel kleinere aansluitingen blijkt dat de kosten van de opslag van de leverancier op de groothandelsprijs vaak kleiner zijn dan de kosten voor het verwerken van de voorschotten en de eindfactuur. Een goed systeem voor het aanreiken van facturen, het verminderen van het aantal facturen en het verbeteren van de controleerbaarheid van het verbruik en de facturen heeft in die gevallen een groot effect op de integrale kosten. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor het beheren van het verbruik. De leverancier kan gevraagd worden om de verbruiksgegevens te verstrekken, maar deze kan het verbruik ook inzichtelijk maken met een internetportal. Ook hier staat de afnemer dus weer voor keuzes: gaat de voorkeur uit naar het beheren van de verbruiksgegevens in eigen beheer, op de portal van de leverancier of bij het meetbedrijf? Elk aspect kent voor- en nadelen, die afhankelijk van de wensen van de afnemer belangrijk of minder belangrijk zijn. Samenvatting in een lijst met uitgangspunten Bij een aanbestedingstraject worden vervolgens alle eisen en wensen verwerkt in een set van uitgangspunten. Daarmee kunnen gericht offertes worden opgevraagd bij leveranciers.

Stap 2: selecteer de leverancier

Om een leverancier te selecteren, wordt meestal een tender of aanbesteding uitgeschreven. Zowel tenders als Europese aanbestedingen vragen om een zorgvuldige procedure waarin eerlijk, helder en eenduidig een leverancier wordt geselecteerd. Bij kleine aanvragen (kleiner dan 500.000 kWh en/of aardgas) kan onderhands offerte opgevraagd worden. In die gevallen is een standaardleveringsovereenkomst meestal onontkoombaar. Een tender of aanbesteding leidt in mijn ervaring altijd tot gunstigere contracten. Enerzijds dwingt deze procedure de afnemer om veel scherper zijn eigen wensen en doelen concreet te krijgen. Anderzijds ‘ruiken’ leveranciers het wanneer een voorstel niet in concurrentie wordt uitgevraagd, wat alsnog tot een minder gunstig contract met hogere leveringstarieven leidt. Beperkt aantal inschrijvingen Een belangrijk en niet te onderschatten aandachtspunt is het beperkte aantal leveranciers van energie. Er lijken weliswaar veel leveranciers te zijn, maar veel daarvan zijn commerciële dochters van de grote leveranciers. Met name bij Europese aanbestedingen is er maar een beperkt aantal leveranciers dat kan en wil inschrijven. Ook een uitgebreid eisenpakket leidt tot minder inschrijvingen. Naar mijn mening zijn er minimaal drie inschrijvingen nodig voor bevredigende aanbesteding. Daarnaast is voor een evenwichtige overeenkomst ook een eigen leveringsovereenkomst op maat nodig, in plaats van de standaardleveringsvoorwaarden die de leverancier hanteert.

Stap 3: leg de tarieven voor levering van energie vast

In deze fase worden de financiële consequenties duidelijk. De energiemarkt is zeer variabel en prijsvariaties kunnen binnen een periode van een maand al aanzienlijk zijn. Aangezien prijzen voor enkele uren gestand kunnen worden gedaan (vastgehouden kunnen worden), is het belangrijk om vooraf een protocol te hebben waarin staat hoe de besluitvorming rondom de tarieven plaatsvindt. Het vastleggen van tarieven gaat hoe dan ook gepaard met risico’s. Belangrijk is om dit proces niet te laten uitlopen op speculatie of besluiteloosheid. Uiteindelijk gaat het erom een goede prijs tegen een aanvaardbaar risico te krijgen. De definitie daarvan is afhankelijk van de omstandigheden waarbinnen de organisatie opereert en de ontwikkelingen op de markt. Bij budgetgeoriënteerde organisaties zoals gemeenten, ziekenhuizen en waterschappen zie ik bijvoorbeeld vaak de volgende volgorde van prioriteiten: financiële duidelijkheid, financiële stabiliteit en kostenbesparing. Het vastleggen van tarieven begint dus met het vaststellen van de doelstellingen en uitgangspunten en leidt tot concrete inkooptargets met een spreiding van inkoopmomenten.

Vragen over het inkopen van energie? Meer informatie?

Zicht op Energie kan uw inkoopproces van energie begeleiden, met oog voor uw milieudoelstellingen, uw eisen aan contractbeheer en actuele en toekomstige ontwikkelingen. Bel of mail met Onno Toepoel van Zicht op Energie voor meer informatie. Meer informatie over de ontwikkeling van de energieprijzen in 2016 is te vinden in mijn blog. Bent u geïnteresseerd in actuele energieprijzen? Kijk dan op Prijsontwikkelingen energie.